Die Unternehmens-Compliance und das Hinweisgeberschutzgesetz

Wie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagieren, wenn Ihnen unangemessen oder gar gesetzeswidrige Aktionen innerhalb ihres Unternehmens auffallen? Und wie sieht eine Unternehmenskultur aus, in der alle Kolleginnen und Kollegen sicher und vertraulich über Probleme berichten? In Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung wird die Einhaltung Compliance für Unternehmen immer bedeutender. Auch seitens der Gesetzgebung wird verstärkt darauf geachtet. Eine aktuelle politische Maßnahme ist das Hinweisgeberschutzgesetz.  

Was hat es mit dem Hinweisgeberschutzgesetz auf sich?

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Hinweisgeberrichtlinie des Europäischen Parlaments in Kraft getreten. Nun will die Bundesregierung die Richtlinie mit dem HinSchG in nationales Recht umsetzen. Das Gesetz soll die sogenannten Hinweisgeberinnen und -geber schützen, in dem in Unternehmen ein zuverlässiger und sicherer interner Meldekanal zur Verfügung steht.

Astrid Bartel, Expertin bei der Vater-Unternehmensgruppe: „Wie genau die Ausgestaltung der gesetzlichen Regelung aussieht, darüber herrschen aktuell noch einige Unsicherheiten. Es wird von einer Umsetzung für Unternehmen ab 50 Mitarbeitende bis zum 17.12.2023 ausgegangen.“

Wer muss das Hinweisgeberportal umsetzen?

Aufgrund der fehlenden Abstimmung über das Gesetz herrscht noch Unklarheit über die genaue Umsetzung und Fristen. Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ein Hinweisgebersystem bis zum Ende des Jahres 2023 umgesetzt haben müssen. Unternehmen ab 250 Mitarbeitende sogar schon einen Monat nach Inkrafttreten des Gesetzes.

Was kann gemeldet werden?

Einige befürchten, dass das System genutzt wird, um viele kleine Dinge zu melden, die Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden erzeugen. Aber das Hinweisgebersystem ist nur für das Melden eklatanter Vorwürfe gedacht. Hierbei handelt es sich um Verstöße gegen

• EU-Gesetze: z.B. in Bezug auf Produkthaftung, Korruption, Lieferketten und Datenschutz
• Deutsches Strafgesetz

Was muss das Hinweisgeberportal können?

Auch die detaillierten Anforderungen an das Hinweisgeberportal sind noch nicht ganz definiert. Bekannt sind bisher Anforderungen an die permanente Erreichbarkeit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Möglichkeit Sprachnachrichten zu übermitteln, den Schutz von personenbezogenen Daten und die Möglichkeit der Kommunikation zwischen Meldenden und Ombudstelle. Nicht verpflichtend, aber empfohlen ist die mögliche Bearbeitung anonym eingehender Meldungen.

Astrid Bartel hierzu: „Ebenfalls wird im Gesetz geregelt, innerhalb welcher Fristen eine Rückmeldung erfolgen muss. So muss nicht nur der Eingang der Meldung bestätigt werden, sondern auch über den weiteren Fortschritt unterrichtet werden.“

Wie kann das Portal umgesetzt werden?

Ob es ein alt bekannter Kummerkasten wird oder vielleicht eine telefonische Hotline: In der Ausgestaltung sind den Unternehmen einige Freiheiten eingeräumt. Hauptsache, die Umsetzung erfüllt die Anforderungen, die laut Gesetz gestellt werden, wie Vertraulichkeit, Feedback, Kommunikation etc.

Mittlerweile gibt es am Markt schon etliche standardisierte Software-Lösungen, mit denen das Portal in verschiedener Ausgestaltung in digitaler Form in den Unternehmen eingeführt werden kann.

Welche Chancen bietet das Gesetz für Unternehmen?

Das Hinweisgeberportal bietet Unternehmen die Möglichkeit eine interne Struktur zu schaffen und die Unternehmens-Compliance einzuhalten. Dazu noch einmal Astrid Bartel: „Mit der Einführung des Portals ist es nicht getan, es muss auch ein interner Prozess geschaffen werden, um alle Anforderungen zu erfüllen, um als Unternehmen auch davon zu profitieren.“ Mit der Einhaltung der Compliance Standards können Unternehmen sich robuster aufstellen und sich gegen Risiken absichern.

Zur Person: Astrid Bartel

Astrid Bartel ist Diplom-Betriebswirtin und Datenschutzbeauftragte für IT-Sicherheit & behördliche Datenschutzbeauftragte bei der Vater Unternehmensgruppe. In dieser Funktion berät und begleitet sie Unternehmerinnen und Unternehmer verschiedenster Branchen bei der Implementation von technischen Anwendungen und der Umsetzung nach der aktuellen Gesetzgebung.

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