Effizient, einfach, revisionssicher – Dokumentenmanagement
Schneller und motivierter arbeiten
Mitarbeiter verbringen wöchentlich bis zu 8 Stunden mit dem Suchen und Ablegen von Aufträgen, Vorlagen oder Dateien. Dabei sollten sich Mitarbeiter auf ihre Stärken und Kernaufgaben konzentrieren können. Von einem effizienten und reibungslosen Arbeitsfluss profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Angestellte durch eine höhere Zufriedenheit und Motivation bei der Arbeit.
Die DOCBOX® beschleunigt diese Prozesse durch den Einsatz verschiedener Komponenten (u.a. AutoArchive, EasyConnect) sowie eines Workflows und steigert damit die Produktivität Ihres Unternehmens. Eingehende Rechnungen und Belege erfasst die DOCBOX® automatisch und leitet sie an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Bearbeitung weiter. Abschließend kommt es zur digitalen Archivierung der Dokumente in vorher definierten, schnell zu durchsuchenden Ordnerstrukturen. Die Dokumente verbleiben stets an ihrem Ablageort, auch wenn sie sich im Workflow befinden. So ist sichergestellt, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zugreifen kann – und das ortsunabhängig dank Mobile App.
GoBD-konforme Archivierung
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten Anhänge.
Unter Archivierung wird dabei eine langfristige Datenspeicherung auf separaten Datenträgern zur Erfüllung von Dokumentationspflichten verstanden. Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Vor allem die Aspekte der Unveränderbarkeit und Aufbewahrung im Original sind für viele Unternehmen eine Herausforderung. E-Mails müssen vor einer Möglichkeit zur Änderung, also bereits bei Eingang sowie direkt nach Versand, an einem GoBD-konformen Ort rechtssicher archiviert werden. Dies ist mit der DOCBOX® realisierbar. Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und auch Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Finanzbehörden lassen sich so sicherstellen. Durch die DOCBOX® ergeben sich dadurch effektive und effiziente Möglichkeiten der Rechtssicherheit und Produktivitätssteigerung in jedem Unternehmen.
Die Autorin
Für diesen Blog-Artikel war Anna Drewitz von der JessenLenz GmbH verantwortlich. Das IT-Systemhaus JessenLenz entwickelt seit mehreren Jahren verschiedenste Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen.
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